Cómo mejorar el control de cobros y pagos de una empresa

1. Un registro único de cuentas a cobrar

Cada factura o documento a cobrar debería tener, como mínimo:

• Cliente, número de comprobante, monto y moneda.
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Medio de cobro esperado (transferencia, cheque, e-cheq, FCE).
• Estado: pendiente, vencido, en gestión, cobrado.

2. Seguimiento de cobranzas por antigüedad

Agrupar lo pendiente por antigüedad (al día, vencido 1–30 días, 31–60, más de 60) permite priorizar la gestión y detectar clientes que se atrasan de forma recurrente.

• Recordatorio antes del vencimiento, no solo después.
• Un responsable asignado para cada cuenta vencida.
• Registro de cada contacto y de la fecha de pago comprometida.

3. Agenda de obligaciones de pago

Del lado de los pagos, el objetivo es que ningún vencimiento sorprenda:

• Proveedores, con condiciones pactadas.
• Cheques y e-cheqs emitidos, con su fecha de pago.
• Impuestos, sueldos y cargas, con calendario fijo.
• Cuotas de deuda y servicios.

4. Cruzá cobros y pagos en el tiempo

Poner cobros y pagos en la misma línea de tiempo muestra si los ingresos llegan antes o después de las obligaciones. Si los pagos se concentran antes que los cobros, la empresa financia a sus clientes con fondos propios.

5. Una rutina semanal simple

• Actualizar estados de cobros y pagos con lo efectivamente acreditado o abonado.
• Revisar vencimientos de las próximas dos semanas.
• Gestionar cobranzas vencidas por prioridad de monto y antigüedad.
• Confirmar que los fondos alcanzan para los pagos de la semana.

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